Datenschutzerklärung

Stand: 22. Dezember 2025

1. Verantwortlicher

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

2.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer und Kunden grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Dienstleistungen sowie für die Funktionsfähigkeit unserer Website erforderlich ist.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2.2 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich sind, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

2.3 Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

3. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

3.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• IP-Adresse des Nutzers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seiten
• Browsertyp und -version
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL (zuvor besuchte Seite)
• Hostname des zugreifenden Rechners

Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

3.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.3 Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.

3.4 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens 7 Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

4. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

5. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

5.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Website ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert.

Diese Daten sind:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Firmenname (optional)
• Nachrichteninhalt
• Zeitpunkt der Absendung

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.

5.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.3 Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hieran auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

5.4 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

6. Automatisierungsdienstleistungen und KI-Verarbeitung

6.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Im Rahmen unserer Automatisierungsdienstleistungen verarbeiten wir Kundendaten zur Bereitstellung und Optimierung von Workflow-Automatisierungen, KI-gestützten Assistenten und anderen technischen Lösungen.

Folgende Daten können verarbeitet werden:

• Unternehmensdaten (Firmenname, Branche, Mitarbeiteranzahl)
• Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon, Adresse)
• Technische Zugangsdaten (API-Keys, Webhooks, OAuth-Tokens)
• Kundenkommunikation (E-Mails, Chat-Verläufe, Notizen)
• Geschäftsprozessdaten (Termine, Aufgaben, Workflows)
• Nutzungsdaten (Log-Daten, Fehlerberichte, Performance-Metriken)

6.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (bei KI-Verarbeitung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse (zur Verbesserung unserer Dienste)

6.3 Datensicherheit und Pseudonymisierung

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten:

• Pseudonymisierung: Personenbezogene Daten werden vor der Weitergabe an KI-Dienste mit einem Hash-Verfahren (SHA256) pseudonymisiert
• Verschlüsselung: Alle Datenübertragungen erfolgen über TLS 1.3
• Zugriffskontrolle: Zugang zu Kundendaten ist auf autorisierte Mitarbeiter beschränkt
• Regelmäßige Löschung: Daten werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht (Art. 17 DSGVO)
• Audit-Log: Alle Datenverarbeitungen werden protokolliert

6.4 Dauer der Speicherung

Kundendaten werden gespeichert, solange die Geschäftsbeziehung besteht. Nach Beendigung der Geschäftsbeziehung werden Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen (z.B. steuerrechtliche Aufbewahrung von Rechnungen für 10 Jahre).

7. Auftragsverarbeiter und Subunternehmer

Zur Erbringung unserer Dienstleistungen setzen wir externe Dienstleister ein. Mit allen Auftragsverarbeitern wurden Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

7.1 Hosting und Server

Hetzner Online GmbH

Zweck	Server-Hosting, Datenbanken, n8n-Workflows
Standort	Deutschland (Rechenzentren in Nürnberg, Falkenstein)
Website	hetzner.com/rechtliches/datenschutz
Rechtsgrundlage	Art. 28 DSGVO (AVV vorhanden)

Elestio

Zweck	Managed Hosting für n8n-Workflows
Standort	Infrastruktur auf Hetzner-Servern (Deutschland)
Website	elest.io
Rechtsgrundlage	Art. 28 DSGVO (AVV vorhanden)

7.2 KI-Dienste

OpenAI (ChatGPT API)

Zweck	KI-gestützte Textverarbeitung, Chatbots, Automatisierung
Standort	USA (mit EU-Standardvertragsklauseln)
Datenschutz	Daten werden pseudonymisiert weitergegeben Keine Nutzung für Training Data Processing Agreement (DPA) vorhanden
Website	openai.com/policies/data-processing-addendum
Rechtsgrundlage	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 28 DSGVO (DPA)

Mistral AI

Zweck	EU-basierte KI-Verarbeitung für sensitive Daten
Standort	Europäische Union (Frankreich)
Datenschutz	100% EU-Server DSGVO-konform Keine Speicherung nach Verarbeitung
Website	mistral.ai/privacy/
Rechtsgrundlage	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

7.3 CRM und Kommunikation

HubSpot

Zweck	CRM, E-Mail-Marketing, Kundenverwaltung
Standort	USA (mit EU-Standardvertragsklauseln)
Website	legal.hubspot.com/de/dpa
Rechtsgrundlage	Art. 28 DSGVO (AVV vorhanden)

7.4 Zahlungsdienstleister

PayPal

Zweck	Zahlungsabwicklung
Standort	Luxemburg (EU-Niederlassung)
Website	paypal.com/de/datenschutz
Rechtsgrundlage	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

8. Cookies

8.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Unsere Website verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

8.2 Arten von Cookies auf unserer Website

Technisch notwendige Cookies

Diese Cookies sind für die Grundfunktionen der Website erforderlich und können nicht deaktiviert werden.

• Session-Cookie: Speichert Ihre Sitzung (wird nach Schließen des Browsers gelöscht)
• Cookie-Consent: Speichert Ihre Cookie-Einwilligung

Funktionale Cookies (optional)

Diese Cookies ermöglichen erweiterte Funktionen und Personalisierung.

• Spracheinstellung: Speichert Ihre bevorzugte Sprache
• Kontaktformular: Speichert Ihre Eingaben bei Fehlern

8.3 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von technisch notwendigen Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von funktionalen Cookies ist bei Vorliegen einer entsprechenden Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

8.4 Widerspruch und Beseitigungsmöglichkeit

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unsere Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen.

9. Google Analytics

9.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Diese Website nutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited („Google“). Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen.

Folgende Daten werden erfasst:

• Besuchte Seiten und Verweildauer
• Browser und Betriebssystem
• Referrer (Herkunft des Besuchers)
• Geografische Herkunft (Land/Stadt)
• IP-Adresse (anonymisiert)

9.2 IP-Anonymisierung

Wir haben auf dieser Website die Funktion IP-Anonymisierung aktiviert. Dadurch wird Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum vor der Übermittlung in die USA gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt.

9.3 Rechtsgrundlage

Die Nutzung von Google Analytics erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Cookie-Banner widerrufen.

9.4 Datenübermittlung in die USA

Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und gewährleistet damit ein angemessenes Datenschutzniveau für die Datenverarbeitung in den USA.

9.5 Widerspruch und Opt-Out

Sie können die Erfassung und Verarbeitung Ihrer Daten durch Google Analytics verhindern, indem Sie:

1. Im Cookie-Banner die Einwilligung verweigern
2. Das Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics installieren: tools.google.com/dlpage/gaoptout

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Google Analytics finden Sie hier: support.google.com/analytics/answer/6004245

10. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

10.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.

10.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind.

10.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

• Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig.
• Sie widerrufen Ihre Einwilligung und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
• Sie legen Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor.
• Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.

10.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.

10.5 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

10.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

10.7 Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

10.8 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Zuständige Aufsichtsbehörde für Niedersachsen:

11. Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine 256 Bit Verschlüsselung.

Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen:

• Regelmäßige Sicherheitsupdates aller Systeme
• Firewall-Schutz
• Zugriffskontrolle und Authentifizierung (2FA)
• Verschlüsselte Backups
• Regelmäßige Sicherheitsaudits
• Pseudonymisierung sensibler Daten
• Automatische Datenlöschung nach 30 Tagen

12. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand 22. Dezember 2024.

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter www.flux-ai-systems.de/datenschutz von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.