Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Stand: 22. Dezember 2024

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge über die Erbringung von Dienstleistungen zwischen

nachfolgend „Auftragnehmer“ oder „FLUX AI“ genannt, und dem Kunden (nachfolgend „Auftraggeber“ oder „Kunde“).

(2) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, ihrer Geltung wird ausdrücklich schriftlich zugestimmt.

(3) Diese AGB gelten auch für alle zukünftigen Geschäftsbeziehungen, auch wenn sie nicht nochmals ausdrücklich vereinbart werden.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

2.1 Dienstleistungen

FLUX AI SYSTEMS erbringt folgende Dienstleistungen:

• Workflow-Automatisierung: Entwicklung und Implementierung automatisierter Geschäftsprozesse mittels n8n, Zapier oder ähnlicher Tools
• KI-Integration: Einbindung von KI-Diensten (ChatGPT, Mistral AI) zur Automatisierung von Kundenanfragen, E-Mails und anderen Kommunikationskanälen
• Voice-AI: Implementierung von telefonbasierten KI-Assistenten für Kundenservice und Terminbuchung
• CRM-Integration: Anbindung und Automatisierung von CRM-Systemen (HubSpot, Pipedrive, Salesforce)
• Beratung und Schulung: Strategieberatung, Prozessanalyse und Mitarbeiterschulungen
• Support und Wartung: Laufender technischer Support und Optimierung der implementierten Lösungen

2.2 Leistungspakete

Die konkreten Leistungen werden in einem individuellen Angebot bzw. einer Leistungsbeschreibung festgelegt. Typische Leistungspakete sind:

Paket	Inhalt	Preis (einmalig)	Preis (monatlich)
Basic Setup	3-5 Automatisierungen, Basis-Integration	€2.500 – €3.500	€999 – €1.499
Professional	10-15 Workflows, CRM-Integration, Voice-AI	€5.000 – €7.500	€1.999 – €2.999
Enterprise	Komplettlösung, Individuelle Entwicklung	ab €10.000	ab €3.999

(3) Der Umfang der Leistungen ergibt sich aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung und dem Angebot. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Schriftform.

§ 3 Vertragsschluss

(1) Die Darstellung der Leistungen auf der Website stellt kein rechtlich bindendes Angebot dar, sondern eine unverbindliche Aufforderung zur Kontaktaufnahme.

(2) Der Vertrag kommt durch ein schriftliches Angebot von FLUX AI SYSTEMS und dessen schriftliche Annahme durch den Kunden zustande. Als Schriftform gilt auch die Textform (E-Mail, PDF mit Unterschrift).

(3) Nach Vertragsschluss erhält der Kunde eine Auftragsbestätigung per E-Mail.

§ 4 Preise und Zahlungsbedingungen

4.1 Preise

(1) Es gelten die zum Zeitpunkt der Bestellung angegebenen Preise. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Preise setzen sich zusammen aus:

• Einmalige Setup-Gebühr: Für Ersteinrichtung, Entwicklung und Konfiguration
• Monatliche Servicegebühr: Für laufenden Support, Wartung und Optimierung

4.2 Zahlungsbedingungen

(1) Die Setup-Gebühr ist zu 50% nach Vertragsschluss und zu 50% nach Go-Live fällig.

(2) Die monatliche Servicegebühr ist jeweils zum 1. des Monats im Voraus fällig.

(3) Zahlungen erfolgen per:

• Überweisung (Bankverbindung wird auf der Rechnung angegeben)
• SEPA-Lastschrift (nach Erteilung eines SEPA-Mandats)
• PayPal Business

(4) Die Zahlung gilt als erfolgt, wenn der Betrag auf dem Konto von FLUX AI SYSTEMS gutgeschrieben wurde.

(5) Bei Zahlungsverzug werden Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz p.a. berechnet. Die Geltendmachung eines höheren Schadens bleibt vorbehalten.

§ 5 30-Tage-Geld-zurück-Garantie

5.1 Voraussetzungen

(1) Die Geld-zurück-Garantie gilt für die einmalige Setup-Gebühr und kann innerhalb von 30 Tagen nach Go-Live in Anspruch genommen werden.

(2) Die Garantie gilt unter folgenden Bedingungen:

• Der Kunde hat aktiv am Onboarding-Prozess mitgewirkt
• Alle erforderlichen Zugangsdaten und Informationen wurden bereitgestellt
• Der Kunde hat an den vereinbarten Test-Terminen teilgenommen
• Die Unzufriedenheit basiert auf objektiven, technischen oder funktionalen Mängeln der implementierten Lösung

5.2 Ausschluss der Garantie

Die Geld-zurück-Garantie gilt nicht in folgenden Fällen:

• Der Kunde hat nicht oder nur unzureichend am Onboarding-Prozess mitgewirkt
• Erforderliche Informationen, Zugangsdaten oder API-Keys wurden nicht oder verspätet bereitgestellt
• Die Unzufriedenheit basiert auf nachträglich geänderten Anforderungen, die nicht im ursprünglichen Angebot enthalten waren
• Externe Faktoren (z.B. Ausfälle von Drittanbietern, API-Änderungen) verhindern die Funktionsfähigkeit
• Der Kunde hat selbstständig Änderungen an den implementierten Workflows vorgenommen

5.3 Geltendmachung

(1) Die Geld-zurück-Garantie kann per E-Mail an pf@flux-ai-systems.de mit einer Begründung geltend gemacht werden.

(2) FLUX AI SYSTEMS wird innerhalb von 5 Werktagen Stellung nehmen und ggf. eine Lösung anbieten.

(3) Wird die Garantie anerkannt, erfolgt die Rückerstattung der Setup-Gebühr innerhalb von 14 Tagen auf das ursprüngliche Zahlungsmittel.

(4) Die monatlichen Servicegebühren werden anteilig bis zum Kündigungszeitpunkt abgerechnet.

§ 6 Mitwirkungspflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist verpflichtet, FLUX AI SYSTEMS bei der Leistungserbringung zu unterstützen, insbesondere:

• Bereitstellung aller erforderlichen Informationen, Zugangsdaten und Materialien
• Benennung eines technischen Ansprechpartners
• Rechtzeitige Freigabe von Zwischenergebnissen
• Teilnahme an vereinbarten Test-Terminen und Schulungen
• Sichere Übermittlung von API-Keys über verschlüsselte Kanäle (z.B. 1Password)

(2) Verzögerungen durch fehlende Mitwirkung des Kunden verlängern die Projektlaufzeit entsprechend und können zu zusätzlichen Kosten führen.

(3) Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die von ihm übermittelten Daten, Texte und Materialien keine Rechte Dritter verletzen.

§ 7 Gewährleistung und Haftung

7.1 Gewährleistung

(1) FLUX AI SYSTEMS gewährleistet, dass die erbrachten Dienstleistungen mit der vereinbarten Beschaffenheit übereinstimmen und frei von Mängeln sind, die den Wert oder die Tauglichkeit zu dem gewöhnlichen Gebrauch aufheben oder mindern.

(2) Mängel sind unverzüglich schriftlich anzuzeigen. FLUX AI SYSTEMS wird Mängel innerhalb angemessener Frist beseitigen.

(3) Die Gewährleistungsfrist beträgt 12 Monate ab Go-Live.

7.2 Haftung

(1) FLUX AI SYSTEMS haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen.

(2) Für leichte Fahrlässigkeit haftet FLUX AI SYSTEMS nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) FLUX AI SYSTEMS haftet nicht für:

• Ausfälle von Drittanbietern (z.B. OpenAI, HubSpot, Hetzner)
• API-Änderungen durch Drittanbieter
• Datenverluste, soweit diese durch regelmäßige Backups vermeidbar gewesen wären
• Schäden durch unsachgemäße Nutzung oder eigenmächtige Änderungen des Kunden

(4) Die Haftung für entgangenen Gewinn und mittelbare Schäden ist ausgeschlossen.

§ 8 Laufzeit und Kündigung

8.1 Vertragslaufzeit

(1) Der Vertrag beginnt mit dem Go-Live der implementierten Lösungen.

(2) Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 3 Monate ab Go-Live.

(3) Nach Ablauf der Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils 1 Monat, sofern er nicht gekündigt wird.

8.2 Ordentliche Kündigung

(1) Nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit kann der Vertrag von beiden Parteien mit einer Frist von 1 Monat zum Monatsende gekündigt werden.

(2) Die Kündigung bedarf der Schriftform (E-Mail ausreichend).

8.3 Außerordentliche Kündigung

(1) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(2) Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei:

• Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen
• Schwerwiegenden Verstößen gegen diese AGB
• Insolvenz einer Vertragspartei

8.4 Folgen der Kündigung

(1) Nach Vertragsbeendigung werden:

• Alle Workflows und Automatisierungen deaktiviert
• Zugangsdaten und API-Keys gelöscht
• Kundendaten innerhalb von 30 Tagen gelöscht (Art. 17 DSGVO)

(2) Der Kunde erhält auf Wunsch eine Exportdatei mit allen Workflow-Konfigurationen (JSON-Format).

(3) Bereits geleistete Zahlungen werden nicht erstattet (außer bei Inanspruchnahme der 30-Tage-Geld-zurück-Garantie gemäß § 5).

§ 9 Datenschutz

(1) FLUX AI SYSTEMS verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

(2) Details zur Datenverarbeitung finden sich in der Datenschutzerklärung.

(3) Mit allen Subunternehmern (Hetzner, OpenAI, Mistral AI, HubSpot, PayPal) wurden Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

(4) Der Kunde versichert, dass er die erforderlichen Einwilligungen seiner Endkunden zur Datenverarbeitung eingeholt hat.

§ 10 Geheimhaltung

(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit erlangten vertraulichen Informationen geheim zu halten.

(2) Als vertraulich gelten insbesondere:

• Geschäftsgeheimnisse und Know-how
• Kundendaten und Geschäftsprozesse
• API-Keys und Zugangsdaten
• Sourcecode und Workflow-Konfigurationen

(3) Die Geheimhaltungspflicht besteht auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses fort.

§ 11 Urheberrecht und Nutzungsrechte

(1) Alle im Rahmen des Projekts erstellten Werke (Code, Workflows, Dokumentationen) unterliegen dem Urheberrecht von FLUX AI SYSTEMS.

(2) Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht an den erstellten Lösungen für die Dauer des Vertragsverhältnisses.

(3) Nach Vertragsbeendigung erlischt das Nutzungsrecht. Der Kunde ist verpflichtet, alle Kopien zu löschen.

(4) Eine Weitergabe an Dritte oder kommerzielle Verwertung ist ohne ausdrückliche Zustimmung von FLUX AI SYSTEMS untersagt.

§ 12 Schlussbestimmungen

12.1 Änderungen der AGB

(1) FLUX AI SYSTEMS behält sich das Recht vor, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern.

(2) Änderungen werden dem Kunden mindestens 4 Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail mitgeteilt.

(3) Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 4 Wochen, gelten die geänderten AGB als angenommen.

12.2 Schriftform

Änderungen und Ergänzungen dieser AGB sowie sämtliche Nebenabreden bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieser Schriftformklausel. Die Textform (E-Mail) ist ausreichend.

12.3 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt. Die unwirksame Bestimmung wird durch eine wirksame ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

12.4 Gerichtsstand und anwendbares Recht

(1) Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Bad Sachsa, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.